PLANEJAMENTO: A CHAVE DO SUCESSO DE UM EVENTO

Planejamento: a chave do sucesso de um evento

A organização de um evento corporativo envolve uma série de fases. Cada uma delas é importante para que o resultado final seja positivo e atinja todos os objetivos esperados. No entanto, uma delas tem um grau de importância muito elevado, que é fundamental para o sucesso do evento: o Planejamento.

Em primeiro lugar, garanta que o seu planejamento seja elaborado com antecedência, ou seja, que comece o mais cedo possível e não deixe nada para última hora, pois estes momentos servirão para lidar apenas com emergências, ou situações que fogem do escopo planejado.

Ao contratar uma empresa especializada para a organização de seu evento, ela será sua parceira na elaboração e posteriormente em todos os momentos de execução desse planejamento. Mais do que isso, será sua maior aliada nesse projeto que não pode falhar.

Dependendo do porte do evento, ele conta com diferentes etapas. O importante é que seu planejamento contemple cada uma delas detalhadamente, levando em consideração a programação do evento, a contratação de fornecedores terceirizados, custos e prazos de cada item, responsáveis em cada etapa, e os tempos e movimentos de todo o evento, do staff e dos participantes. A contratação dos fornecedores deve ter papel de destaque e estar bem assegurada neste plano para que não estrague o evento. Busque fornecedores de sua confiança, que já conheça a metodologia de trabalho ou que tenha ótimas recomendações. O status do trabalho de cada um deles deve ser acompanhado de perto, bem como os prazos e orçamentos combinados.

Depois de contemplar todos os detalhes no planejamento, é importante revisá-lo constantemente, e ter certeza de que ele está adequado ao objetivo proposto, atualizando o status de cada uma das etapas para ter certeza que elas estão saindo conforme o esperado.

Tenho certeza que cumprindo estas etapas do planejamento, seu evento será um sucesso!